Préparer sa saison forte sans embaucher à l'aveugle

La décision se prend au mauvais moment, et elle se prend quand même : en plein hiver, il faut décider de qui travaillera cet été. Embaucher trop tôt coûte cher tout de suite. Embaucher trop tard, ou pas assez, coûte des refus, des retards, et une équipe épuisée qui commence à chercher ailleurs.

La bonne nouvelle : la réponse est presque entièrement dans vos deux dernières saisons. Encore faut-il aller la chercher ailleurs que dans vos souvenirs.

Pourquoi le sentiment est un mauvais point de départ

Demandez à trois personnes de la même entreprise combien de temps prend un projet typique, vous aurez trois réponses différentes, et elles se tromperont dans le même sens. La mémoire garde les projets pénibles, ceux qui ont mal tourné, ceux qui ont fini un vendredi soir. Elle oublie les tranquilles, qui sont pourtant la majorité.

Planifier une saison à partir de trois souvenirs marquants mène toujours au même endroit : on prévoit pour le pire cas, on se dit qu'on s'ajustera, et on s'ajuste effectivement, en travaillant des soirs et en sous-traitant à la dernière minute au prix de la dernière minute.

La seule donnée qui compte : les heures réellement travaillées

Pas les heures vendues. Pas les heures estimées dans la soumission. Les heures qui ont vraiment été faites, rattachées au projet où elles ont été faites. C'est la matière première de toute prévision de capacité, et c'est aussi ce qui manque le plus souvent, parce que les heures vivent dans un système et les projets dans un autre.

Si vos heures ne sont pas rattachées aux dossiers, commencez par là. Une seule saison suivie correctement vaut plus que cinq ans de chiffriers approximatifs, et c'est le même travail qui vous donne le coût réel de vos projets en cours de route.

Les trois chiffres à sortir de vos saisons passées

• Les heures moyennes par type de projet. Regroupez vos dossiers par famille comparable, pas un par un. Vous cherchez un ordre de grandeur fiable, pas une précision fausse.
• La part de la main-d'oeuvre dans le coût total. Elle vous dit si votre contrainte est le monde ou le matériel. Une entreprise dont la main-d'oeuvre domine se prépare en personnes; une autre où le matériel pèse plus se prépare en approvisionnement.
• L'écart habituel entre l'estimé et le réel. Le vôtre, calculé sur vos vrais dossiers. Il ne sert pas à vous faire sentir mal : il devient le coefficient que vous appliquez à vos prochaines prévisions, et il rend vos soumissions plus solides du même coup.

Ces trois chiffres se calculent sur vos propres dossiers, sans recherche externe et sans moyenne d'industrie. Une moyenne d'industrie ne connaît ni vos façons de faire ni vos clients.

Convertir en capacité, pas en optimisme

L'erreur classique est de multiplier le nombre de personnes par quarante heures. Une semaine de quarante heures payées ne donne jamais quarante heures livrées : il y a les déplacements, la préparation, les reprises, les journées coupées par un imprévu, les absences.

Faites le calcul dans l'autre sens. Prenez une saison passée : combien d'heures ont été payées, et combien se retrouvent sur des dossiers. Le rapport entre les deux est votre taux réel, et c'est lui qu'il faut utiliser pour convertir des personnes en capacité. La différence entre les deux façons de compter est souvent l'équivalent d'une personne complète.

Gardez ensuite une marge, et gardez-la de façon visible. Une marge assumée se gère; une marge cachée dans des estimations optimistes se découvre en juillet.

Trois réponses au même manque

Une fois l'écart connu entre ce que vous avez et ce que la saison demande, il n'y a que trois réponses, et elles ne se valent pas selon la situation :

• Embaucher. La bonne réponse quand le manque est durable et se répète d'une saison à l'autre. Le coût réel dépasse le salaire : formation, encadrement, temps de la personne qui montre le travail. Une recrue rapporte rarement dès le premier mois.
• Sous-traiter. La bonne réponse pour un pic court ou une spécialité que vous n'aurez pas à refaire souvent. Se décide à l'avance : le sous-traitant réservé en février ne coûte pas le même prix que celui trouvé en panique en juillet.
• Refuser du travail. La réponse la plus mal aimée, et parfois la plus rentable. Un projet accepté au-delà de la capacité se paie en retards sur les autres, en heures supplémentaires et en reprises. Refuser tôt, avec une date de rappel, garde souvent le client mieux qu'un oui suivi d'un retard.

Le matériel se prépare aussi

La capacité ne se compte pas seulement en personnes. Tout ce qui a un délai de livraison long se décide avant la saison, pas pendant : une équipe disponible qui attend du matériel coûte exactement le même prix qu'une équipe occupée.

Sortez la liste de ce que vous avez consommé la saison dernière, et regardez ce qui vous a fait attendre. C'est cette courte liste qui mérite un stock minimal ou une commande d'avance, pas le catalogue au complet. Si vos sorties de matériel ne sont pas suivies, la page Inventaire montre à quoi ressemble ce suivi au quotidien.

Par où commencer cette semaine

• Sortez un seul rapport : les heures des deux dernières saisons, regroupées par type de projet. Même approximatif, il vous en apprendra plus qu'une réunion.
• Calculez votre taux réel d'heures livrées sur heures payées. C'est le chiffre qui change le plus les décisions d'embauche.
• Décidez maintenant de vos trois réponses : quel manque sera comblé par une embauche, lequel par un sous-traitant, et à partir de quel point vous refusez.
• Rattachez vos heures aux dossiers dès maintenant, même si la saison est commencée. La prochaine prévision se prépare avec les données de celle-ci.

Ce que ça donne quand les heures sont rattachées aux projets

Toute cette préparation repose sur une seule habitude : que chaque heure travaillée sache à quel dossier elle appartient. C'est ce que fait le module Punch d'alesk, avec un taux par poste pour que les heures deviennent des coûts, et un historique par projet qui reste disponible d'une saison à l'autre. Le reste de ce qui se configure est décrit dans les fonctionnalités.